1.Tổ chức thực hiện việc quản lý/vận hành toàn bộ hoạt động của tòa nhà theo các quy định, quy chế đã được phê duyệt
- Tổ chức vận hành và duy trì bảo dưỡng các thiết bị láp đặt tòa nhà theo đúng quy trình kỹ thuật đã được phê chuẩn
- Lựa chọn và đề xuất với Tổng Giám đốc ký kết các hợp đồng dịch vụ của Tòa nhà với các nhà thầu, đồng thời tổ chức giám sát hoạt động thầu của các nhà thầu
- Lập các kế hoạch về mua sắm vật tư, công cụ dụng cụ, các thiết bị khác trình Tổng giám đốc phế duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch
- Đề xuất với Tổng Giám đốc các dịch vụ kinh doanh khác của Tòa nhà dịch vụ cho thuê văn phòng
- Xây dựng ngân sách hàng năm đồng thời quản lý chi tiêu ngân sách được phê duyệt theo đúng qui định về tài chính của tập đoàn
2. Tổ chức cho thuê văn phòng và quản lý các dịch vụ khách hàng cho thuê
- Hướng dẫn tìm kiếm khách hàng, thực hiện quản lý và chăm sóc khách hàng
- Chuẩn bị tài liệu thủ tục ký hợp đồng với các côn ty môi giới cho thuê văn phòng
- Phối hợp với các Công ty môi giới để xây dựng kế hoạch cho thuê bao gồm: Kế hoạch phân loại mặt bằng, kế hoạch giá cho thuê từng thời kỳ, kế hoạch quảng cáo cho thuê
- Phối hợp với các công ty môi giới để điều hành công tác cho thuê: Chào thuê, ký hợp đồng thuê, phối hợp với Ban tài chính để quản lý thu tiền thuê ngay sau khi hợp đồng cho thuê được ký
- Lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động kinh doanh dịch vụ dựa trên các cơ sở vật chất sẵn có của Tòa nhà
- Xây dựng kế hoạch ngân sách hàng năm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng và dịch vụ kinh doanh
- Quản lý các dịch vụ khách sau cho thuê: theo dõi việc các thực hiện các hợp đồng thuê văn phòng, quản lý các dịch vụ khác như: Tổ chức sự kiện, phòng cháy chữa cháy.........
3.Xây dựng và duy trì hiệu lực của các quy chế, quy định, quy trình phục vụ cho công tác quản lý vận hành kỹ thuật tòa nhà
4. Xây dựng và quản lý nhân viên trực thuộc Ban Quản lý tòa nhà
- Hoạch định và trực tiếp tham gia tuyển dụng nhân sự
- Đào tạo, tổ chức đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho các thành viên thuộc ban và hướng dẫn thực hiện các quy chế, nội quy và chính sách của Tập đoàn
- Thực hiện công tác giao và đánh giá KPIs cho bộ phận và các nhân sự trực thuộc theo định kỳ tháng/quý/năm
5. Thực hiện các báo cáo về tình hình hoạt động của Ban theo định kỳ hoặc đột xuất (nếu có) cho Chánh văn phòng Tập đoàn
6. Thực hiện các công việc khác dưới sự chỉ đạo của Chánh văn phòng Tập đoàn và Tổng giám đốc